如何選擇合適會議場地

　　1．列出可供選擇的清單

　　必須制作一個(gè)會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個(gè)場所的比較和選擇。

　　2．選擇合適類型的場地

　　選擇適合的會議場地，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計(jì)的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。

　　按類型劃分

　　商務(wù)型酒店：

　　這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

　　度假型酒店：

　　這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

　　按地點(diǎn)劃分

　　位于市中心：

　　在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。

　　位于市郊：

　　對于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

　　3.會議類型與場地的搭配

　　·舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn)）。

　　·研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。

　　·重大的獎(jiǎng)利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

　　·對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場幾所在城市的交通必須便利。

　　4．現(xiàn)場參觀注意事宜

　　在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：

　　·報(bào)價(jià)方接受和同意會議名細(xì)表中各項(xiàng)事宜；

　　·報(bào)價(jià)房應(yīng)是后選名單中較好的一個(gè)；

　　·對報(bào)價(jià)方擬訂的合同條款基本接受。

　　5．親臨現(xiàn)場實(shí)地考察

　　對于親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察應(yīng)注意以下五點(diǎn)：

　　·會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；

　　·只要可能，一定要在對方建議的日期去進(jìn)行參觀。最好不要在酒店客滿時(shí)去參觀，因?yàn)檫@會使酒店產(chǎn)生直接費(fèi)用；

　　·不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；

　　·想一想是以一個(gè)普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；

　　·考慮另一家酒店作為備選。

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