會(huì)議策劃所需要掌握好的細(xì)節(jié)有哪些

通常，在找到合適的會(huì)議承包商之后，這并不意味著您無(wú)需擔(dān)任會(huì)議主管。要想會(huì)議能夠順利進(jìn)行,還需要會(huì)議策劃主辦方深入把握很多細(xì)節(jié)工作：

1.開(kāi)始會(huì)議之前，需要制定總體計(jì)劃并為會(huì)議過(guò)程創(chuàng)建時(shí)間表。

2.通常，通過(guò)電話(huà)通知每個(gè)單位會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間和地點(diǎn)，并確定每個(gè)單位的代表人數(shù)。

3.如果會(huì)議的形式較為莊重，除了電話(huà)聯(lián)系外，您還需要以書(shū)面或通知，邀請(qǐng)的形式與每個(gè)部門(mén)聯(lián)系，并獲得明確的答案(書(shū)面或書(shū)面或書(shū)面形式)。通知和邀請(qǐng)需要特別準(zhǔn)備(需要與印刷廠(chǎng)協(xié)商)。

4.獲取會(huì)議組織者發(fā)布的可用服務(wù)項(xiàng)目的列表，簽署合同以及與會(huì)議組織者相關(guān)的合同以提供所需的服務(wù)，并通過(guò)合法手段保護(hù)其合法權(quán)益。

5.您將需要自己創(chuàng)建會(huì)議時(shí)間表，會(huì)議演講稿和相關(guān)報(bào)告的內(nèi)容。如果會(huì)議的內(nèi)容不包含內(nèi)部機(jī)密，您還可以通知會(huì)議組織者并尋求幫助以創(chuàng)建會(huì)議。

6.會(huì)議組織者將與酒店，機(jī)場(chǎng)，飯店，廣告公司，印刷公司，車(chē)隊(duì)等聯(lián)系，以根據(jù)時(shí)間表快速查詢(xún)計(jì)劃的進(jìn)度。

7.在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，您可以參加注冊(cè)過(guò)程，進(jìn)行調(diào)整，分發(fā)材料，同時(shí)結(jié)識(shí)新朋友并加深與老朋友的關(guān)系。如果需要代表支付會(huì)議費(fèi)，他還負(fù)責(zé)收取會(huì)議費(fèi)。

8.注冊(cè)后，立即將非常準(zhǔn)確的人數(shù)和房間數(shù)量通知會(huì)議組織者，并及時(shí)與酒店協(xié)商，以免酒店與您之間不必要的麻煩?；蚪鉀Q一個(gè)空房間。

9.在開(kāi)始正式會(huì)議之前，請(qǐng)檢查場(chǎng)地布局(照明，聲音，場(chǎng)地形狀，綠化，專(zhuān)用設(shè)備)，以確保沒(méi)有問(wèn)題。

10.與會(huì)議組織者協(xié)商以設(shè)定合理的用餐時(shí)間，喚醒時(shí)間和會(huì)議時(shí)間。

11.在會(huì)議期間進(jìn)行良好的調(diào)整。

12.創(chuàng)建與公司和會(huì)議的總體目標(biāo)相匹配的財(cái)務(wù)預(yù)算。保證金通常是一開(kāi)始總成本的50%，其余部分在會(huì)議結(jié)束時(shí)結(jié)算。

13.會(huì)議結(jié)束后，報(bào)告會(huì)議摘要并根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)建文件。

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