禮儀活動(dòng)需要注意的細(xì)節(jié)把控

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 01-25來(lái)源：www.hsxjx.com

禮儀活動(dòng)需要注意的細(xì)節(jié)把控

禮儀是視美文化傳媒自尊、尊人之本，更是視美文化傳媒立足、立業(yè)之源。以下為您提供的關(guān)于禮儀活動(dòng)策劃注意細(xì)節(jié)的文章內(nèi)容，僅供參考。

一、工作計(jì)劃的制定

在日常的接待工作中，如能提前制訂好計(jì)劃，可令視美文化傳媒的日常工作更有目標(biāo)和方向感，減少工作的隨意性，同時(shí)避免因工作繁忙造成的遺忘耽誤了重要的事。特別是在視美文化傳媒對(duì)外交往的過(guò)程中，國(guó)際型大公司、國(guó)外政府部門，特別注重計(jì)劃與提前預(yù)約，有的單位提前半年或一年，至少兩、三個(gè)月，就將未來(lái)的工作計(jì)劃和預(yù)算制定出來(lái)，如要改變他們的計(jì)劃，是非常困難的，因?yàn)槊恳粋€(gè)時(shí)間段和每一個(gè)環(huán)節(jié)以及預(yù)算都扣得很緊。因此，如能夠提前計(jì)劃安排、提前與對(duì)方聯(lián)系，不僅能保證視美文化傳媒工作的順利完成，同時(shí)也體現(xiàn)了主辦方的良好素質(zhì)，體現(xiàn)了你對(duì)對(duì)方的時(shí)間的尊重。

二、如何制定工作計(jì)劃

(1)在每次禮儀活動(dòng)前的第二個(gè)星期，將已知的活動(dòng)即將進(jìn)行的工作任務(wù)列在一張表上，然后將它們分類為緊急、較緊急、一般和緩辦四類;

(2)將任務(wù)按緊急、較緊急、一般和緩辦的順序依次排在活動(dòng)的計(jì)劃上，并在任務(wù)下放注明必須完成的最后期限。

(3)每次禮儀活動(dòng)的最后幾天，再根據(jù)情況變化作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使計(jì)劃更加周密。

(4)可以更加提前安排的工作，應(yīng)盡早在計(jì)劃中體現(xiàn)出來(lái)。

(5)每次禮儀活動(dòng)制定計(jì)劃時(shí)，總結(jié)本禮儀活動(dòng)策劃執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和新情況，以便作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

(6)準(zhǔn)備一個(gè)有年、月、日的計(jì)劃本，在上面將每次的工作安排、同別人約見的具體時(shí)間寫上，臨時(shí)增加的也寫在上面，方便日后查詢和寫總結(jié)，也能保證預(yù)約的事情不被遺忘。

(7)如有特殊和緊急情況，應(yīng)對(duì)計(jì)劃作出及時(shí)的調(diào)整。

三、辦公文件管理的重要性

在日常的工作中，特別是政府工作人員的日常工作中，有許多的文件需要整理、分類和歸檔，如這項(xiàng)工作及時(shí)地完成，會(huì)給視美文化傳媒的工作帶來(lái)很多的便利，提高視美文化傳媒的工作效率，起到事半功倍的作用。否則，視美文化傳媒會(huì)花費(fèi)很多的精力用于文件的翻找。不需要時(shí)天天見，需要時(shí)找不見。同時(shí)，對(duì)文件的管理是否得當(dāng)也是體現(xiàn)視美文化傳媒工作能力的重要方面，因此應(yīng)該引起視美文化傳媒足夠的重視。

四、辦公文件的管理方法

(1)每天在下班前的固定時(shí)間(如下午5點(diǎn))對(duì)桌面的文件進(jìn)行清理，將文件進(jìn)行分類，如分為內(nèi)部文件與外部文件，內(nèi)部文件又可以分為：本部門文件和其他部門文件，外部文件可分為：上級(jí)文件、政府相關(guān)部門文件、企業(yè)文件等。

(2)文件也可根據(jù)時(shí)間段來(lái)分類：如年文件、年文件等，或是根據(jù)文件相關(guān)的內(nèi)容來(lái)分類，分類的方法多種多樣，以歸類和查找起來(lái)最方便為原則。

(3)定期清理銷毀檔案中已過(guò)時(shí)效且無(wú)須保存的一般性文件，以減少檔案管理的負(fù)擔(dān)。

(4)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并將編號(hào)及文件名稱、內(nèi)容做成一覽表，輸入電腦，以方便查詢。

(5)將剛剛收到和需要發(fā)出的文件放在兩個(gè)不同的文件欄里，并在文件欄上貼出“收入”和“發(fā)出”的標(biāo)識(shí)，方便文件的管理。

第四章 組織會(huì)議的禮儀

一、會(huì)議最能體現(xiàn)一個(gè)單位的團(tuán)體意識(shí)、整體素質(zhì)及個(gè)人修養(yǎng)。

(設(shè)定會(huì)議，分組討論)

會(huì)議的組織是一個(gè)相對(duì)繁瑣的工作，特別是大型會(huì)議的組織，更加不易。事無(wú)巨細(xì)，一件小事做得不好，也可能引起參會(huì)者的不滿和各種連鎖反應(yīng)，因此，需要會(huì)議組織者在會(huì)前作好充分的準(zhǔn)備，開慮周全，使會(huì)議得以順利、圓滿地進(jìn)行。

二、會(huì)議組織的程序：

(1)明確組織會(huì)議的目的

(2)確定參加會(huì)議的人員

(3)商定會(huì)議舉行的時(shí)間

(4)制定召開會(huì)議的預(yù)算

(5)選擇會(huì)議的地點(diǎn);

(6)列出會(huì)議的詳細(xì)議程;

(7)會(huì)務(wù)人員的詳細(xì)分工;

(8)分頭進(jìn)行各項(xiàng)準(zhǔn)備

(9)開碰頭會(huì)，解決疑難問(wèn)題及分工協(xié)作、應(yīng)急處理;

()會(huì)議完畢后的回顧與檢討。

三、大型會(huì)議的分工

(1)會(huì)議總負(fù)責(zé)人：解決出現(xiàn)的重大問(wèn)題，了解會(huì)議的進(jìn)展，對(duì)會(huì)議進(jìn)行總負(fù)責(zé)。

(2)秘書、宣傳組：負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程(包括發(fā)言人、會(huì)議主持人、會(huì)議議程、時(shí)間安排等);領(lǐng)導(dǎo)講稿的準(zhǔn)備;編制會(huì)議手冊(cè)、準(zhǔn)備會(huì)議材料和宣傳標(biāo)語(yǔ);制作會(huì)議臺(tái)簽、桌簽、橫幅、布置會(huì)議室、座位安排、會(huì)場(chǎng)布置、話筒、音響的測(cè)試、照片的拍攝、茶水、飲料、簽到表、會(huì)議反饋表等;負(fù)責(zé)對(duì)媒體的新聞發(fā)布、宣傳、會(huì)標(biāo)設(shè)計(jì)、廣告制作等

(3)會(huì)務(wù)組：發(fā)送會(huì)議通知及回執(zhí)統(tǒng)計(jì)：確認(rèn)參會(huì)人員有沒(méi)有接到通知，參不參加會(huì)議。對(duì)那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員，一定要核實(shí)到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。在會(huì)議召開前一兩天，再次確認(rèn)，以便安排食宿及接送。迎送(包括接站、送站、歡迎牌等，應(yīng)備有一份參會(huì)人員航班/車次信息表);發(fā)送詳細(xì)的會(huì)議安排：在參會(huì)人員簽到后，應(yīng)發(fā)送有詳細(xì)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、乘車地點(diǎn)，2位緊急聯(lián)絡(luò)電話和聯(lián)絡(luò)人的會(huì)議安排，讓對(duì)方有所準(zhǔn)備;安排食宿(房間的預(yù)訂、具體入住房間安排、確定菜單細(xì)目和規(guī)格等);安排車輛(車輛的調(diào)配和備用車輛，具體車輛接送人員名單、接送時(shí)間等);安排參觀、出席文藝演出等活動(dòng)。翻譯的安排：在有重要外賓參加的會(huì)議中，如對(duì)方?jīng)]有翻譯隨從，主辦方應(yīng)安排翻譯陪同人員。

(4)安全保衛(wèi)組：在有高層領(lǐng)導(dǎo)人或重要外賓參加的會(huì)議活動(dòng)中，應(yīng)重視安全保衛(wèi)工作和衛(wèi)生工作。保證會(huì)場(chǎng)秩序和車輛的有序停放;制定出突發(fā)情況應(yīng)急預(yù)案，并加以彩排。以上所有小組選出組長(zhǎng)一名，并將每項(xiàng)工作分工具體落實(shí)到人，責(zé)任落實(shí)到人，保證會(huì)議的順利召開。

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