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大型活動策劃流程如何把控和推進

作者:慶典演出活動會議公司 01-02來源:www.hsxjx.com

大型活動策劃流程如何把控和推進

一、活動執(zhí)行組織架構及各組職能

各組職能

總經(jīng)理:負責項目的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作,協(xié)調(diào)好各部門間的工作。提出項目的策略,決定策略是否實施,監(jiān)督經(jīng)費的使用狀況,監(jiān)督各項工作的進展。及時聽取各部門的意見,努力解決各部門所遇到的問題。邀請當?shù)赜新曂墓賳T以及相關人員,出面處理與各媒體之間的關系。

客戶接待組:會前邀請客戶參加活動,及時將活動的相關信息傳達至各客戶。將客戶的意見與建議搜集,統(tǒng)一整理并上交至總經(jīng)理處,做好各客戶的解釋工作,將需要客戶配合的事項以及相關促銷政策準確告知于各客戶。

媒體關系組:活動現(xiàn)場負責媒體的接待工作,不冷落記者,負責記者禮品的發(fā)放,最好后期跟蹤的工作,評估媒體的宣傳效果,維護與媒體的良好的長期工作。

活動執(zhí)行組:協(xié)助大型活動策劃公司布展及相關工作的支持協(xié)助,做好活動現(xiàn)場的管理工作,根據(jù)實際情況,及時向上級匯報各項工作的進展工作。

對外聯(lián)絡組:負責當?shù)卣⑸虡I(yè)精英、兄弟機構以及專業(yè)協(xié)會組織、社會團體的告知、邀請、接待以及后期維護工作。

保安組:負責現(xiàn)場的巡視工作,引導車輛的通行,保管好顧客的物品以及交通工具,發(fā)生特別事故時,及時處置,冷靜操作。以免事態(tài)向不可控制方向發(fā)展。發(fā)生突發(fā)情況及時向上級報告。

緊急預案組:負責緊急預案的制定與具體實施工作。將可能發(fā)生的各類情況列出清單,上報總經(jīng)理處,加強現(xiàn)場的巡查力度,確保不發(fā)生任何隱患,在布展的過程中,應協(xié)助整個布展的過程,確保工作流順利進行。加強與、、之間聯(lián)動關系的建立,確?;顒赢斕炷軌蚩焖偬幹?,緊急做出積極措施。

二、大型活動策劃流程:現(xiàn)場布展

(一)現(xiàn)場布展方案(詳細見設計圖及報價表)

(二)活動流程方案開業(yè)慶典活動流程時間事項序工作內(nèi)容責任人

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工作人員到位

1、檢查確認電源及備用發(fā)電機情況,準備好各媒介的接待工作。

2、檢查確認會場布置及停車場,配合公安交警安全和交通指揮工作。

3、檢查確認嘉賓接送車輛的到位情況,并按指定位置排放好。

4、檢查確認簽到處、簽到用品。

5、檢查宣傳資料、禮品等,作好迎賓準備。

6、舞臺區(qū)域電源線再檢查。

7、安排好現(xiàn)場執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)。

8、禮儀小姐、主要禮儀人員銜接。

:—:禮儀人員到位

1、與公安、交警銜接,再次明確現(xiàn)場秩序維護方案與要點,再次明確交通路線和各車輛停放位置和細節(jié)。

2、與政府協(xié)助人員一起再次明確迎賓準備。

3、主持人與主負責人最后確認流程有無增改。

4、銜接音控師,背景音樂播放。

5、舞獅隊現(xiàn)場就位。

6、禮儀小姐就位:停車場、簽到臺、臨時休息區(qū)、主席臺。

7、攝像師到場,選景,全程采寫,直到儀式結束。

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暖場

1、舞獅隊在主會場暖場表演。

2、音控師播放背景音樂。

:—:

迎賓

1、接待媒介記者,記者介紹會場安排情況,明確攝影、攝像及采訪區(qū)域。

2、負責安排設置警戒線和維持秩序。

3、負責媒介記者的簽到及標識發(fā)放。

4、負責應邀嘉賓的接待工作,嘉賓簽到、配戴胸花、發(fā)放資料等。

5、保安指揮區(qū)分貴賓、嘉賓及其它車輛到指定地點停放整齊。

6、禮儀小姐迎賓,接待領導至簽到臺簽到、佩帶胸花,引至主席臺就座。

7、確認致辭、剪彩來賓到位情況,與主持人銜接。

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舞獅表演

1、迎賓隊伍引導嘉賓就位嘉賓區(qū),舞獅隊表演。

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典禮開始1主持人上臺宣布開業(yè)典禮正式開始。

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介紹重要來賓

1、介紹參加開業(yè)慶典的領導名單,并請領導入座。

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領導致辭

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剪彩

開業(yè)剪彩儀式,主持人宣布剪彩嘉賓為學院開業(yè)剪彩并按下啟動臺,鳴放禮炮,xx電商學院成都分院正式開業(yè)!

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點晴

領導為瑞獅點睛,瑞獅彩青。

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參觀學院領導1瑞獅引導領導嘉賓至學院內(nèi)參觀,禮儀小姐工裝整齊排列于學院電梯兩邊恭迎(同時廣場大舞臺上進行熱舞表演慶祝xx電商開業(yè)禮成!)。

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宣布喜訊

宣布“參加電商講座,有機會與xx共進午餐”的喜訊。

:—:新聞發(fā)布會及講座

新聞發(fā)布會及電商講座開始,邀請來賓移步新聞發(fā)布會場、xx學院在講座入口處給每一位參加電商講座的觀眾發(fā)放一份表格,表格內(nèi)容包括賣家信息填寫表格/優(yōu)惠券/禮品領取券(付定金后送禮品),參與者現(xiàn)場填寫表格放入抽獎箱,還可有機會中大獎、

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中午休息。

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宣布獲獎名單

現(xiàn)場暖場,宣布上午獲獎名單。

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電商診斷

宣告下午活動流程,電商診斷開始。

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診斷及抽獎

電商講座及電商開診;抽幸運大獎(客戶憑付費單參加抽獎,不管價格多少均可參與活動一次,幸運客戶可以獲得驚喜大獎)。

:—:

大家都來猜猜

主持人念出客戶的名稱,讓大家猜這個賣家加入xx后業(yè)績提升百分之幾?其中猜得最接近將獲得禮品。

:—:

講座結束

宣布明天進行xx午餐拍賣,拍得者可以與xx共進午餐。

三、活動排期

(一)、開業(yè)前十八天,確定主要事項:

1、確定參加開業(yè)典禮的人員名單。

2、舞臺就位的貴賓名單(含致辭等領導名單)。

3、審定儀式有關項目內(nèi)容。

4、宣傳資料準備工作,媒體的確定。

5、媒體宣傳計劃內(nèi)容的審定。、

(二)、開業(yè)前十天,準備請柬及有關工作落實:

1、由主辦單位寫請柬交領導辦蓋章。

2、宣傳資料、展臺模型的印刷、制作等。

3、禮品到位,員工培訓。

4、擬定主持人、領導講話稿審查。

(三)、開業(yè)前一周,日程安排:

1、分裝禮品和請柬并送達。

2、檢查工作進度,落實日程安排,領導講話稿落實。

3、現(xiàn)場用水、電及保衛(wèi)工作落實。

4、與交警隊公安部門聯(lián)系有關事宜。

5、現(xiàn)場的平整。

6、媒體上對開業(yè)造勢及預熱活動。

(四)、開業(yè)前三天,現(xiàn)場布置:

1、開始進場搭建舞臺等布置周邊環(huán)境。

2、落實接待工作、現(xiàn)場茶水、領導休息處、停車場。

(五)、開業(yè)前一天,會場布置結束:

1、除臨時項目外,其余項目要求全部到位。

(六)、開業(yè)當天,開業(yè)典禮實施。

四、活動現(xiàn)場功能區(qū)域分布

為讓本次開業(yè)典禮達到科學分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的,保證本次活動順利進行及圓滿成功,在執(zhí)行過程當中視美文化傳媒將把整個會場分為幾個功能區(qū)域,具體內(nèi)容如下:

(一)、舞臺區(qū):

1、地點:園區(qū)廣場

2、功能:開業(yè)典禮主要進行場地。

3、配備:音響設備、舞臺效果設備、舞臺裝飾設備等。

(二)、貴賓、領導觀禮區(qū):

1、地點:舞臺正前方。

2、功能:到場領導、嘉賓觀看區(qū)域。

3、配備:禮儀小姐、安保人員。

(三)、員工及顧客觀禮區(qū):

1、地點:貴賓區(qū)后方。

2、功能:員工及顧客觀看區(qū)域;

3、配備:禮儀柱,現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)人員。

(四)、現(xiàn)場總控臺:

1、地點:舞臺一側。

2、功能:監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程。

3、配備:桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。

(五)、禮儀隊伍表演及巡展區(qū):

1、地點:舞臺上及舞臺周邊。

2、功能:所涉及禮儀表演人員表演區(qū)域。

3、配備:工作人員。

(六)、現(xiàn)場接待/禮品發(fā)放區(qū):

1、地點:簽到處;

2、功能:簽到、接待嘉賓,發(fā)放禮品。

3、配備:簽到筆、胸花、禮儀小姐等。

(七)、來賓停車區(qū):

1、地點:停車場。

2、功能:參與活動的所有車輛的臨時停放點。

3、配備:標志牌、安保人員。

五、突發(fā)事件處理預案

(一)、電源故障:電源負荷運轉導致停電預防辦法:專用電源1—2組活動前后全天供應,專派電工負責專用電源全天保證。

備注:在現(xiàn)場布置之前將各區(qū)域總電源準備好,策劃公司工程組提供電源量大小,xx學院工作人員提供協(xié)助,確保供電量及線路無誤。

(二)、下雨:預防辦法:搭建帳篷。

(三)、消防問題:預防辦法:消防人員隨時檢查對消防點(如火源點、電源接頭等),并作標記。;處理辦法:安排消防人員對現(xiàn)場火源點進行調(diào)查,如發(fā)生火災馬上在各通道緊急疏散人群。

備注:可安排值勤點。

(四)、傷情問題:如現(xiàn)場人員,包括工作人員及觀眾出現(xiàn)因各種情況出現(xiàn)的傷情。預防辦法:常用藥品的準備,如創(chuàng)口貼、紅藥水等。

處理辦法:出現(xiàn)傷情對傷員進行現(xiàn)場救護,如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。

備注:可安排救護點。

(五)、人流擁擠:預防辦法:在各個區(qū)域(停車區(qū)域、主席臺區(qū)域等)安排保安人員統(tǒng)一指揮,并事先設立多個疏散通道。

處理辦法:一旦出現(xiàn)擠場情況,各個區(qū)域的保安人員在該區(qū)域的多個疏散通道按序進行秩序維護。

備注:在各個區(qū)域盡量多設置秩序維護線,同時保安人員充足。

以上就是大型活動策劃的基本流程,如果視美文化傳媒能將以上流程把控好,順利推進,相信你會做得很好!

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