會議活動策劃有何基本要素

會議活動策劃有何基本要素

一、主辦者

會議的主辦者是會議活動的具體組織者，其任務主要是根據(jù)會議的目標和規(guī)則制定具體的會議方案并加以實施，為會議活動提供必要的場所、設施和服務，確保會議正常進行。活動策劃公司提出要保證會議活動的組織性和有序性，主辦者是不可缺少的。

會議的主辦一般有以下幾種情況：

1.由負有領導和管理職權的機關主辦

在一個管理系統(tǒng)之內，負有領導和管理職權的機關往往需要通過會議的方式，宣布決定、傳達指示、通報情況、布置工作、聽取意見，這時，會議的主辦者一般稱為會議召集者，同與會者之間具有上下級關系或管理上相對關系。

2.由會議活動的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、交流性的會議，主辦者常常由會議活動的發(fā)起者擔任。比如國際性的學術會議，就是由一個組織發(fā)起并主辦，或由幾個組織聯(lián)合發(fā)起并共同主辦的。

3.由一個組織的成員體輪流主辦

很多合作性和學術性組織都有召開經(jīng)常性會議或例會（如年會)的制度，每一個成員單位（包括國家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會議的權利和義務，輪流主辦會議可以使每一個成員單位的權利與義務達到平衡。

4.通過一定的申辦程序確定由誰主辦

活動策劃公司提出一些重大的會議活動，由于具有一定的政治、經(jīng)濟等方面的影響，同時也為了提高會議的質量，于是采取申辦競爭程序來確定主辦者。如一些跨地區(qū)、跨國家的國際會議就規(guī)定由會員國提出主辦會議的申請，經(jīng)有關機構審查并通過表決來決定主辦者。申辦程序和條件一般要在會議規(guī)則中加以明確。

活動策劃公司提出主辦者要素常常與下列術語相關：

【發(fā)起者】會議的發(fā)起者是指最早倡議并參與組織會議活動的單位或個人，因此，發(fā)起者往往也是會議的主辦者。如果該會議后來成為相對固定的組織，則往往將會議的發(fā)起者稱之為這一組織的創(chuàng)始人。

【承辦者】即具體落實會議組織任務的機構或個人。一般情況下，會議的主辦者即承辦者，有時也有所區(qū)分D如2001年APEC會議的主辦者是中國，但具體承辦者則是中國上海。承辦者對主辦者負責。

【東道主】即會議活動舉行地的主人。東道主可以是一個國家、一個地區(qū)、一個組織，也可以是某個人，其任務主要是提供會議活動場所和設施，負責會議活動的接待。會議活動如果是在主辦者所在地舉行,則主辦者同時又是東道主;會議活動除了主辦者外，還有承辦者的，則承辦者為東道主。

二、與會者

與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，與會的人數(shù)越多，會議的規(guī)模越大。會議成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會議中的權利和義務也不同。

1,正式成員

即具有正式資格、有表決權、選舉權和發(fā)言權的會議成員，也是會議活動的主要成員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規(guī)和有關議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。

2,列席成員

即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權、但無表決權和選舉權的會議成員。是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動，由會議的組織者根據(jù)會議內容的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。

3.特邀成員

即由會議的主辦者根據(jù)會議的需要而專門邀請的成員，如上級機關的領導人、來賓、報告人等等。這類成員的地位較特殊，其在會議中的權利和義務可由會議主辦者或會議的領導機構來確定。

4.旁聽成員

即受邀請參加會議，但不具有正式資格，既無表決權，也無發(fā)言權的會議成員。旁聽成員一般坐在規(guī)定的旁聽席上。如有些公開性的會議允許記者、市民或組織內部的其他成員旁聽。

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